La fatturazione elettronica dal 2019 rientrerà nella prassi quotidiana aziendale e richiederà l’utilizzo di soluzioni digitali. Questa trasformazione digitale delle imprese, per adempiere alla normativa della Fatturazione Elettronica (anche tra privati), è in notevole ascesa.
Sarà obbligatorio emettere fatture elettroniche e una circolare dell’Agenzia delle Entrate ha definito le regole tecniche per l’emissione e la ricezione, che deve avvenire mediante il Sistema di Interscambio per la trasmissione telematica dei dati delle operazioni.
Come eseguire la fatturazione elettronica b2b (tra privati)
Questo processo richiede nuove metodologie da attuare per l’ambito amministrativo contabile e talvolta un software non basta per impostare la nuova prassi del Flusso Iper Semplificato, che fa decadere i tre elementi della vecchia procedura:
- la decorrenza dei termini
- la notifica di esito
- la notifica di accettazione/rifiuto.
Ne consegue che il processo di accettazione ne sia velocizzato di 3 step.
Si fa necessaria la presenza di un contratto tra le parti, che stabiliscono in che modo gestire i flussi della fatturazione elettronica, controllata dal Sistema di Interscambio di Sogei, che permette in tempi brevi di identificare l’accettazione o il rifiuto della fattura.
Cambia, quindi, lo scenario e le parti sono pienamente responsabili della veridicità dei dati, ciò comporta la necessità di attuare un nuovo comportamento tra clienti e fornitori.
Alcuni elementi del provvedimento
Un Software per fatturazione elettronica è fondamentale per la digitalizzazione delle fatture, E-Invoice 7 di Savino Solution è un valido esempio, descritto meglio qui https://www.savinosolution.com/einvoice-7/, utile per ripensare i processi amministrativi e contabili, per semplificare di gran lunga tutte le attività e automatizzare l’utilizzo di molte informazioni.
L’e-fattura una volta accettata dal Sistema di Interscambio viene recapitata “all’indirizzo telematico” registrato, se la casella PEC di riferimento è piena o non attiva, quindi il canale telematico è compromesso, SDI mette a disposizione del cessionario/committente il documento digitale all’interno dell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate, informando il trasmittente dell’operazione avvenuta, che dal canto suo informerà il cessionario/committente di avere una copia analogica della fattura stessa.
Un fattore fondamentale è il sigillo elettronico di SDI, che approva l’autenticità e l’integrità, garantendo l’emissione legale della fattura, senza la necessità di utilizzare la firma digitale. La trasmissione di questi dati può avvenire anche tramite un intermediario, che viene incaricato della gestione, dell’invio, della conservazione e dei processi connessi a questa attività.
L’utilizzo dell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate
Una grande novità di questo processo di digitalizzazione, sarà quella di avere a disposizione un’area Web e un’APP, raggiungibile attraverso l’area riservata dell’Agenzia delle Entrate, queste piattaforme permetteranno al titolare di un’attività privata, di usufruirne gratuitamente e di snellire la gestione delle fatture.
Questo strumento è sicuramente fondamentale da implementare sia nelle piccole aziende, sia in quelle maggiormente strutturate e soprattutto in quest’ultimo caso l’automatizzazione dei controlli, delle procedure e della compilazione dei dati sarà la funzionalità più richiesta.
Altra importante rivoluzione sarà la possibilità di emettere una fattura anche a un soggetto che non è obbligato a effettuare la fatturazione elettronica, per esempio un semplice consumer, che riceverà anche la copia analogica del documento informatico.
Come conservare le fatture elettroniche
La conservazione elettronica è regolata nel decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 e avviene attraverso il SDI, mediante l’utilizzo del servizio di area web messo a disposizione sul sito dell’Agenzia delle Entrate, che sarà reso conforme al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013.
Va considerato che per poter usufruire del servizio di conservazione sarà necessario aderire all’accordo di servizio, che verrà pubblicato nell’area riservata del sito web, dove, una volta confermata l’adesione sarà possibile consentire l’utilizzo anche agli intermediari.
