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Il Protocollo informatico

protocollo informatico_712x600Si parla sempre più spesso di protocollo informatico, che dal 2004 deve essere adottato obbligatoriamente dalle Pubbliche Amministrazioni (PA) con tutte le procedure a esso associate. Ma di cosa si tratta? Cos’è? Quali caratteristiche ha e quali sono i processi amministrativi che entrano in gioco con questo protocollo? Vediamo di chiarire tutto nella maniera più semplice possibile.

Il Legislatore definisce il protocollo informatico come “l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti”, ovvero tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali. Questa definizione è contenuta nel Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000, art.1)

Obbligatorio negli enti pubblici, il protocollo informatico ha dunque il compito di trattare tutte le scritture e i documenti in entrata e in uscita dall’organizzazione, ed eventualmente anche documenti interni di rilievo, in maniera opportuna e sotto il profilo giuridico e gestionale. Ogni documento viene assegnato a una determinata categoria, classe e fascicolo sulla base del titolarlo di classificazione, e il servizio deve numerare, classificare e archiviare tutti i documenti prodotti dall’ente pubblico, in modo tale da facilitare il lavoro futuro. Ovvero da consentirne non solo una corretta lavorazione ma anche un facile e veloce recupero.

Chi deve realizzare il protocollo informatico? Sono tenuti a realizzare la gestione del protocollo con sistemi informativi automatizzati le PA ai sensi del Decreto Legislativo 30 marzo 2001, n. 165 art.1 comma 2 dove:

Per amministrazioni pubbliche si intendono tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le regioni, le province, i comuni, le comunità montane, e loro consorzi ed associazioni, le istituzioni universitarie, gli istituti autonomi case popolari, le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale

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Gli obiettivi che si intendono perseguire con il protocollo informatico sono di grande importanza per la digitalizzazione delle PA. Intanto, si tratta di eliminare i registri cartacei, diminuire gli uffici di protocollo e razionalizzare il flusso di documenti in entrata e in uscita; poi, implementare gli strumenti che favoriscono l’accesso ai documenti e ai procedimenti da parte dei soggetti interessati, al fine ultimo di migliorare la trasparenza delle pubbliche amministrazioni.

Grazie dunque al protocollo informatico è possibile gestire buona parte del ciclo di vita di un documento, assicurandone la tracciabilità e la conservazione a norma di legge. Normalmente deve essere strutturato secondo i processi e le regole tecniche individuate dal legislatore ma si può dire che la protocollazione dei documenti non è intesa come una semplice operazione amministrativa, piuttosto un vero e proprio procedimento amministrativo che mira alla dematerializzazione dei workflow documentali e a tutti i vantaggi che la stessa comporta.

A proposito dei flussi documentali interni ed esterni ad una PA, è importante evidenziare come più che il prodotto-software di gestione protocollare dei documenti, sia soprattutto necessario soffermarsi sull’analisi, lo studio, la ricerca e la gestione dei processi documentali-business che si sviluppano. In tal senso, è possibile richiedere un supporto e uno tra i servizi migliori a disposizione di pubbliche amministrazioni e aziende è certamente quello offerto da Nicola Savino, esperto di fatturazione elettronica, conservazione sostitutiva e protocollo informatico.